过去的一年教会了我们很多关于虚拟会议和协作的知识，包括我们应该继续努力的四件事。
通过 Luba Mandzy Herring 和 Kevin Murphy
乍看上去
- 虚拟会议的优点包括支持持续的共同创造、吸引合适的参与者、培养有意义的参与以及有效地利用参与者的时间。
- 这些好处可以通过仔细的思考和设计来获得。
当我们即将进入 Covid-19 引发的分离的第二年时，我们的虚拟工作生活变得有点笑料。如果你看深夜脱口秀主持人，或者收听 周六夜现场， 你在开玩笑。谁没有被踢出局 会说话的小猫律师?
在家工作可能很有趣、很烦人，有时还很烦人，但这个强制实验也有很多好处。除了帮助全球经济的大片地区维持生计之外，虚拟工作还提供了常青的好处，包括持续的共同创造、更多的参与、建立关系和提高效率。因此，与其简单地忍受虚拟会议，我们应该庆祝它的关键美德：超越、智慧、人性和慷慨。
四大美德
1. 超越（支持持续、持续的共同创造）
这是管理层永久的挫败感之一。你主持了一次成功的会议，带着动力退出，然后看着能量像气球一样慢慢地漏气消散。虚拟共创有助于超越当下并保持动力。关键是在事件之前、期间和之后的异步共创。在使用 Mural 和 Miro 等工具构建的共创空间中，参与者可以研究和完善想法，激发参与和联系。
在大流行之前，一家大型金融服务公司发起了一项团队合作，以设计一项新计划。最初的计划是让参与者在亲自会面之前就关键问题做功课，共同寻求答案。然后Covid-19来袭。起初，该公司考虑搁置该项目。一些人争辩说，如果他们不能一起在一个房间里，他们就无法完成他们打算做的事情。然而，最终，高管们决定在有限的时间内进行虚拟化，假设他们很快就会恢复正常和原来的计划。
正常人从来没有出现过。随着居家订单持续存在，该公司运行了一个，然后另一个，最后总共有五个虚拟车间。然而，他们享受了八周不间断的共同创造，而不是五次参与高峰，然后是典型的缓慢能量泄漏。参与者在每次研讨会之前、期间和之后访问并更新了定制的 Miro 板，完善了他们对关键问题的回答，并在他们同事添加的内容的基础上再接再厉。最后，管理层同意，这种参与所产生的能量和洞察力的广度是无法比拟的。 （有关虚拟共创的更多信息，请参阅“保持社交距离，合作密切。”）
2. 智慧（让合适的人进入“房间”）
您是否曾经参加过一次会议，经过几轮辩论后，有人提出了完全改变谈话进程的想法？如果那个人没有在房间里呢？虚拟增加了他们将成为的可能性。
在虚拟世界中，距离、费用和规模不受限制。需要加入的人都可以。专家可以在任何位置被窃听。更多的参与者可以加入这个组合，拓宽视野，多样化思想，丰富对话，激发更多洞察力。话题、对话和组织都受益于积累的智慧。
亲自组织一场数百人的共创活动将是一项艰巨的任务。实际上，通过正确的设计和技术，尺寸不再是一个限制因素。无需花费时间和费用来组织大型活动，团体可以快速聚集在一起，帮助他们的组织更快地做出反应。
在金融服务公司，最初由 15 人组成的团队确定了方向。然后，该公司使用了一个名为 Waggl 的众包工具来引入许多声音。超过 500 人提供了初步反馈。然后邀请整个公司提供意见。最终有 2000 名员工参与进来，比较想法并提供反馈——令人惊讶的参与程度导致对最终答案的更多认同。
关键是永远不要仅仅为了它而去追求大小。虚拟允许选择性，使所有 对 人们在房间里进行给定的对话。没有遗漏，没有替代品。
3. 人性（建立有意义的参与和关系）
在虚拟聚会中，您必须注意包容性。幸运的是，这种格式可以更容易地让每个声音都被听到。在现场会议中，捕捉输入可能是一项挑战。如果有一个人淹没了其他人，那么您可能会带着片面的观点离开。 Virtual 提供了许多鼓励参与的工具：便签、注释、聊天、白板、分组讨论室等。因为不同的技术最适合不同的人，所以这种多样性可以增加参与度。
建立参与和关系的一种成功方法是将参与者分成“豆荚”——在更长的会议期间保持在一起的小组。豆荚一起经历体验，它的亲密感促进了真正的对话。精心设计的豆荚可以帮助参与者与他们通常不与之交谈的人建立联系，而不是吸引他们已经认识的人。精心设计的虚拟会议可以为体验带来温暖的人性，并有助于加强组织中的薄弱联系，从而激发真正的创新火花，而这些创新在向远程工作的转变中难以维持。
4. 慷慨（给予效率的礼物）
会议占用了我们很多时间，但虚拟会议必须更快。虚拟中存在一种不言而喻的社会契约：“我们不会让您在 Zoom/Teams 上停留的时间超过必要的时间，但作为回报，我们需要进行集中、尖锐的讨论。”在我们的工作日中，还有什么比找回宝贵的时间更慷慨的呢？
技术有帮助。您不再需要解释同事在便利贴上的涂鸦或等待他们在会议之间完成延长的咖啡休息时间。只需按一下按钮，参与者就可以从分组会议传送回主会议。
在家工作的效率已得到充分证明。一 学习 比较了大流行前后知识工作者的日历发现，与 2013 年相比，他们在 2020 年的封锁期间工作效率更高。他们与客户和外部合作伙伴互动的时间增加了 9%，并认为他们的工作更有价值。措施的数量。 2013 年 学习 发现一组旅行社的工作效率在他们远程工作的前 9 个月内增加了 13%，而生产力的提高加上办公费用和营业额的降低为公司每位员工节省了大约 $2,000。
Slack 首席执行官斯图尔特·巴特菲尔德（Stewart Butterfield）告诉 纽约时报杂志 在转移到远程之后，他不得不将他每月一次的高产量全体会议从一个小时压缩到仅 21 分钟，快速、集中地对 Zoom 执行更新，工作人员对精简版本的评价高于其任何前任。
培养虚拟的美德
获得这些好处并不是自动的。它需要仔细的思考和设计。首先要明确目标，了解任何共同创造活动或会议的目标。拥抱激进的简单有助于：定义一个单一的目标，并精简到保持专注和保持活力的基本要素。在虚拟聚会中，短模块是最好的。明智地使用技术，并确保进行排练，以便技术增强体验。最重要的是，承认这种形式的不同之处并寻找培养亲密关系的方法。
你不能虚拟机翼。你必须准备、设计和创新。这种格式要求更多的经理进行设计，但它也会在输出和想法的质量方面给予更多的回报。这可能是一个大流行的惊喜，但它的洞察力值得坚持。
见于 贝恩公司
作者
- Luba Mandzy 鲱鱼实践副总裁，伦敦
- 凯文墨菲专家合伙人，华盛顿特区
