El año pasado nos ha enseñado mucho sobre reuniones virtuales y colaboración, incluidas cuatro cosas que debemos intentar continuar.
Por Luba Mandzy Herring y Kevin Murphy
de un vistazo
- Las virtudes de las reuniones virtuales incluyen el apoyo a la cocreación sostenida, la participación de los participantes adecuados, el cultivo de una participación significativa y el uso eficiente del tiempo de los participantes.
- Estos beneficios se pueden capturar con un pensamiento y un diseño cuidadosos.
A medida que doblamos la esquina hacia el segundo año de separación inducida por Covid-19, nuestra vida laboral virtual se ha convertido en un asunto de risa. Si ve los presentadores de programas de entrevistas nocturnos o sintoniza Sábado noche en directo, estás en la broma. ¿Y quién no disfrutó de la gatito parlante abogado?
Trabajar desde casa puede ser divertido, molesto y, a veces, agotador, pero también hay muchas bondades en este experimento forzado. Más allá de ayudar a que grandes sectores de la economía global se mantengan a flote, el trabajo virtual ofrece beneficios permanentes que incluyen la cocreación sostenida, una mayor participación, la construcción de relaciones y la eficiencia. Entonces, en lugar de simplemente soportar la reunión virtual, debemos celebrar sus virtudes clave: trascendencia, sabiduría, humanidad y generosidad.
las cuatro virtudes
1. Trascendencia (apoyar la cocreación sostenida y continua)
Es una de las frustraciones perpetuas de la gestión. Organiza una reunión exitosa, sale con impulso y luego observa cómo la energía se disipa como un globo que pierde aire lentamente. La cocreación virtual ayuda a trascender el momento y mantener el impulso. La clave es la cocreación asíncrona antes, durante y después de un evento. En espacios de cocreación construidos con herramientas como Mural y Miro, los participantes trabajan y refinan ideas, fomentan el compromiso y se conectan.
Antes de la pandemia, una gran empresa de servicios financieros lanzó un esfuerzo de equipo para diseñar una nueva iniciativa. El plan inicial era que los participantes hicieran la tarea sobre preguntas clave antes de reunirse en persona para el trabajo crítico de llegar juntos a una respuesta. Entonces golpeó el Covid-19. En un principio, la empresa consideró dejar de lado el proyecto. Algunos argumentaron que no había forma de que pudieran lograr lo que se propusieron hacer si no podían estar físicamente juntos en una habitación. Eventualmente, sin embargo, los ejecutivos decidieron volverse virtuales por un período limitado, asumiendo que pronto volverían a la normalidad y a su plan original.
La normalidad nunca apareció. A medida que persistían las órdenes de quedarse en casa, la empresa realizó uno, luego otro y, finalmente, un total de cinco talleres virtuales. Sin embargo, en lugar de cinco picos de compromiso seguidos de la típica fuga lenta de energía, disfrutaron de ocho semanas de cocreación sin parar. Los participantes visitaron y actualizaron un tablero Miro personalizado antes, durante y después de cada taller, refinando sus respuestas a las preguntas clave y construyendo sobre lo que sus colegas habían agregado. Al final, la gerencia estuvo de acuerdo en que la energía y la amplitud de conocimientos que surgieron de esta participación no se habrían igualado en persona. (Para obtener más información sobre la cocreación virtual, consulte “Socialmente distanciado, colaborativamente cercano.”)
2. Sabiduría (poner a las personas adecuadas en la “sala”)
¿Alguna vez ha estado en una reunión cuando, después de rondas de debate, alguien brota con la idea que cambia por completo el curso de la conversación? ¿Y si esa persona no hubiera estado en la habitación? Virtual aumenta las probabilidades de que lo sean.
En el mundo virtual, la distancia, el gasto y la escala no son restricciones. Todos los que necesitan unirse pueden hacerlo. Los expertos pueden ser aprovechados independientemente de su ubicación. Más participantes pueden unirse a la mezcla, ampliando la perspectiva, diversificando el pensamiento, enriqueciendo la conversación y generando conocimientos adicionales. El tema, la conversación y la organización se benefician de la sabiduría acumulada.
En persona, un evento de cocreación con cientos de personas sería una tarea abrumadora de organizar. Prácticamente, con el diseño y la tecnología adecuados, el tamaño deja de ser un factor limitante. Liberados del tiempo y los gastos necesarios para organizar un gran evento, los grupos pueden unirse rápidamente, lo que ayuda a sus organizaciones a reaccionar más rápido.
En la empresa de servicios financieros, un grupo inicial de 15 personas marcó la dirección. Luego, la empresa utilizó una herramienta de crowdsourcing llamada Waggl para traer muchas voces. Más de 500 personas proporcionaron comentarios iniciales. A continuación, se invitó a toda la empresa a ofrecer su opinión. Finalmente, dos mil empleados intervinieron, compararon ideas y dieron retroalimentación: un nivel asombroso de participación que condujo a una mayor aceptación de la respuesta final.
El punto es nunca ir por el tamaño solo porque sí. Virtual permite la selectividad, haciendo posible que todos los derecho personas estén en la habitación para una conversación determinada. Sin omisiones, sin sustitutos.
3. Humanidad (construir participación y relaciones significativas)
En las reuniones virtuales, debe prestar atención a la inclusión. Afortunadamente, el formato puede facilitar que se escuche cada voz. En una reunión en vivo, capturar información puede ser un desafío. Si hay una persona que ahoga a todos los demás, corre el riesgo de irse con una visión unilateral. Virtual ofrece una gran cantidad de herramientas para fomentar la participación: adhesivos, anotaciones, chats, pizarras, salas de reuniones, etc. Debido a que diferentes técnicas funcionan mejor para diferentes personas, esta variedad puede aumentar la participación.
Un enfoque exitoso para desarrollar tanto la participación como las relaciones es agrupar a los participantes en "grupos": pequeños grupos que permanecen juntos durante una sesión más larga. El pod pasa juntos por la experiencia y su intimidad fomenta un diálogo real. Los pods bien diseñados ayudan a los participantes a conectarse con personas con las que normalmente no hablan, en lugar de gravitar hacia las personas que ya conocen. Las sesiones virtuales cuidadosamente diseñadas pueden aportar una cálida humanidad a la experiencia y ayudar a reforzar los lazos débiles en las organizaciones, lo que lleva a verdaderas chispas de innovación que han sido difíciles de mantener en el cambio al trabajo remoto.
4. Generosidad (dar el regalo de la eficiencia)
Las reuniones ocupan mucho de nuestro tiempo, pero las reuniones virtuales deben ser más rápidas. Hay un contrato social tácito en lo virtual: "No lo mantendremos en Zoom/Teams más tiempo del necesario, pero a cambio necesitamos tener una discusión enfocada y nítida". ¿Qué mayor generosidad hay en nuestra jornada laboral que recuperar un tiempo precioso?
La tecnología ayuda. Ya no tiene que interpretar los garabatos de sus colegas en un Post-it o esperar a que terminen su extenso descanso para tomar café entre sesiones. Con solo presionar un botón, los participantes se teletransportan de las sesiones de trabajo a la sesión principal.
La eficiencia de trabajar desde casa ha sido bien documentada. Una estudio que comparó los calendarios de los trabajadores del conocimiento antes y después de la pandemia encontró que los trabajadores eran más productivos en el cierre de 2020 que en 2013. Pasaron 9% más tiempo interactuando con clientes y socios externos y vieron su trabajo como más valioso por un número de medidas. 2013 estudio descubrió que la productividad de un grupo de agentes de viajes aumentó 13% durante los primeros nueve meses que trabajaron de forma remota, y que el aumento de la productividad combinado con menores gastos de oficina y rotación generó ahorros para la empresa de alrededor de $2,000 por empleado.
El director ejecutivo de Slack, Stewart Butterfield, le dijo al Revista del New York Times que después de que el cambio a remoto lo obligó a condensar su reunión mensual de alta producción de una hora a solo 21 minutos de actualizaciones ejecutivas rápidas y enfocadas en Zoom, los miembros del personal calificaron la versión simplificada más alta que cualquiera de sus predecesores.
Cultivando las virtudes de lo virtual
La captura de estos beneficios no es automática. Requiere pensamiento y diseño cuidadosos. Eso comienza con claridad de propósito, conociendo sus objetivos para cualquier ejercicio o reunión de cocreación. Abrazar la simplicidad radical ayuda a: Definir un propósito singular y reducir a lo esencial para mantenerse enfocado y mantener la energía. En reuniones virtuales, los módulos cortos son los mejores. Use la tecnología sabiamente y asegúrese de ensayar para que la tecnología mejore la experiencia. Sobre todo, reconozca qué tiene de diferente este formato y busque formas de cultivar la intimidad.
No puedes volar virtual. Hay que prepararse, diseñar e innovar. Este formato exige más de los gerentes que realizan el diseño, pero también brinda más en términos de calidad del resultado y las ideas. Eso puede haber sido una especie de sorpresa pandémica, pero es una idea que vale la pena conservar.
visto en baño y co
Autores
- Arenque Luba MandzyVicepresidente de práctica, Londres
- kevin murphySocio experto, Washington, DC
